.png)
Regularne sczytywanie kart kierowców i tachografów – podstawowy obowiązek przewoźnika
Przepisy nakładają na firmy transportowe szereg obowiązków, z których muszą się one odpowiednio wywiązywać, by działać zgodnie z prawem i uniknąć ryzyka otrzymania kar w razie kontroli. Jednym z nich okazuje się systematyczne sczytywanie kart kierowców i pamięci tachografów oraz bezpieczna archiwizacja pobranych danych. Z jaką regularnością przewoźnicy muszą dokonywać odczytów plików DDD?
- Dane z karty kierowcy powinny być pobierane przynajmniej raz na 28 dni.
- Sczytywanie pamięci tachografu musi się odbywać minimum raz na 90 dni.
Jak wspomnieliśmy, firma transportowa jest zobligowana nie tylko do cyklicznego sczytywania kart kierowców i pamięci tachografów, ale także do przepisowej archiwizacji plików DDD. Pobrane dane powinny być przechowywane:
- przez co najmniej 12 miesięcy,
- w oryginalnym formacie,
- w sposób uporządkowany oraz chroniący je przed utratą i dostępem niepowołanych osób.
Warto zauważyć, że za niedopełnienie obowiązku regularnego pobierania plików DDD przewoźnikowi grożą dotkliwe konsekwencje. Naruszenie terminu odczytu danych z karty kierowcy niesie za sobą ryzyko otrzymania kary równej 500 złotych za każdego kierowcę, a przeoczenie obligatoryjnego sczytania pamięci tachografu cyfrowego może zakończyć się dla firmy karą w wysokości 500 złotych za każdy pojazd.
Jak zadbać o automatyczne pobieranie plików DDD w firmie transportowej?
W sytuacji, gdy flota firmowa obejmuje większą liczbę pojazdów, pilnowanie przestrzegania poszczególnych terminów odczytów tachografów i kart kierowców staje się nie lada wyzwaniem. Cennym ułatwieniem okazuje się wówczas automatyczne pobieranie plików DDD, dzięki któremu nie trzeba polegać na zawodnej pamięci, tylko można zdać się na technologię. Jak przedsiębiorstwo transportowe może umożliwić sobie odejście od ręcznego sczytywania kart kierowców i pamięci tachografu na rzecz wygodnej automatyzacji?
Dobrym pomysłem jest wdrożenie w firmie systemu telematycznego, takiego jak np. Navifleet, który pozwala na zdalny odczyt kart kierowców i pamięci tachografu. Dzięki tej funkcjonalności możliwe staje się automatyczne pobieranie plików DDD, zgodnie z przyjętym harmonogramem. Co istotne, zdalny odczyt pozwala skutecznie pozyskać dane nawet wtedy, gdy pojazd znajduje się w trasie. Nie ma więc ryzyka, że dojdzie do przekroczenia obligatoryjnego terminu, które naraziłoby firmę na kary ze strony organów kontrolnych.
Jakie korzyści zapewnia firmie automatyczne pobieranie plików DDD?
Automatyczne pobieranie plików DDD zapewnia przedsiębiorstwu transportowemu wiele korzyści. Co sprawia, że warto zdecydować się na wdrożenie w firmie systemu telematycznego, który umożliwia zdalny odczyt kart kierowców i pamięci tachografów?
Terminowość odczytów
Podstawowym plusem wynikającym z automatyzacji procesu sczytywania kart kierowców i pamięci tachografów jest pewność, że obowiązkowe terminy odczytów nie będą naruszane. Niezależnie od tego, czy pojazd znajduje się aktualnie w bazie przedsiębiorstwa, czy też wiele kilometrów od niej, dane zawsze są pobierane na czas. W ten sposób firma nie musi się obawiać, że dojdzie do przeoczenia daty odczytu i wystąpienia ryzyka nałożenia kary za to naruszenie.
Wygoda wynikająca z automatyzacji
Zdalny odczyt kart kierowców i pamięci tachografu jest bardzo wygodnym rozwiązaniem, które ułatwia funkcjonowanie firmy i uwalnia pracowników od części zadań. Z uwagi na to, że odczyty odbywają się automatycznie i na odległość:
- fizyczna obecność pojazdu w bazie przedsiębiorstwa przestaje być potrzebna do terminowego pobrania danych,
- kierowcy i flotowcy nie muszą tracić czasu na ręczne przeprowadzanie odczytów i mogą poświęcić się innym zadaniom.
Bezpieczna archiwizacja danych
Jak zaznaczaliśmy, obowiązkiem przewoźników jest nie tylko regularne pobieranie plików DDD z kart kierowców i pamięci tachografów, ale także ich prawidłowa archiwizacja. Zaawansowane systemy telematyczne oferujące zdalny odczyt danych pozwalają zadbać również o ich bezpieczne gromadzenie, dzięki czemu firma może postępować w pełni zgodnie z przepisami.
Usprawnienie procesu rozliczania kierowców
Automatyczne pobieranie plików DDD może przyczynić się także do usprawnienia procesu rozliczania kierowców w firmie. Z czego to wynika? Innowacyjne systemy, takie jak np. Navifleet, pozwalają na to, by skompletowane pliki DDD za konkretny okres były w sposób automatyczny kierowane na skrzynkę mailową osoby zajmującej się comiesięcznymi rozliczeniami. W efekcie zawsze na czas otrzymuje ona wszystkie niezbędne dane, co usprawnia pracę i umożliwia uniknięcie błędów ludzkich.
Za sprawą automatycznego pobierania plików DDD firma może więc zyskać w wielu obszarach. Dzięki niemu gwarantuje sobie zgodność realizowanych działań z przepisami, odciąża pracowników od niektórych obowiązków, a także optymalizuje proces rozliczania kierowców. Biorąc pod uwagę te liczne korzyści, trudno się dziwić, że wielu przewoźników rozważa wdrożenie u siebie nowoczesnego systemu telematycznego, takiego jak np. Navifleet, który pozwala zautomatyzować sczytywanie danych z kart kierowców i pamięci tachografów.
Aby dowiedzieć się więcej na temat tego, jak wygląda automatyczne pobieranie plików DDD, warto zapoznać się z artykułem: https://www.navifleet.pl/blog/zdalne-pobieranie-plikow-ddd.
