Które dokumenty należy przechowywać?

Z pewnością wiele osób zastanawia się nad tym, jaki rodzaj dokumentów przedsiębiorstwo powinno przechowywać. Zgodnie z przepisami prawa segregatory na dokumenty powinny zawierać przede wszystkim księgę przychodów i rozchodów oraz dokumenty przychodowe prowadzone przez przedsiębiorstwa, które wybrały rodzaj opodatkowania ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. W odpowiednim dokumencie prawnym znajduje się również informacja, że archiwizacji podlegają przede wszystkim: rejestry VAT, dowody księgowe, ewidencję środków trwałych, przebiegu pojazdów oraz wszelkich dokumentów związanych z procesem inwentaryzacji. Segregator z dokumentacją powinien znajdować się w przedsiębiorstwie przez 5 lat od zakończenia się roku kalendarzowego, gdy upłynął termin płatności podatku. Z pewnością inaczej kształtuje się sprawa z dokumentacją powiązaną z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. W tym przypadku wszystko uzależnione jest od terminu, którego dotyczą. Dokumenty ZUS utworzone przed końcem grudnia 2011 roku wymagają, aby segregatory były przechowywane przez okres 10 lat. Z kolei wcześniejsze dokumenty należy przetrzymywać dokładnie 5 lat.

Segregatory na dokumenty

W dzisiejszych czasach na rynku dostępne są segregatory, które można podzielić pod względem wielu czynników. Ważne jest jednak, aby charakteryzowały się dużą wytrzymałością i trwałością, gdyż z pewnością będą regularnie wykorzystywane. Oczywiście mogą przyjmować różne rozmiary, ponieważ dokumenty tworzone są w wielu formatach. Do najpopularniejszych modeli zalicza się A5, A2 oraz A3. W związku z tym segregatory na dokumenty pozwolą na dobranie odpowiednich rozwiązań do potrzeb danego przedsiębiorstwa. Szerokość grzbietu również ma ogromne znaczenie, gdyż określa pojemność. Z pewnością modele z szerszym grzbietem pozwolą przechowywać dużo większą ilość dokumentów. Segregator posiada parametry od 29 milimetrów nawet do 86 milimetrów. Oczywiście najważniejszym elementem są ringi, ponieważ to właśnie one przytrzymują wszelkie dokumenty w taki sposób, aby nie uległy one uszkodzeniu. Zanim zdecydujemy się na zakup określonych modeli, warto zapoznać się dostępnymi średnicami. Jak widać, segregatory na dokumenty posiadają wiele bardzo ważnych parametrów, na które trzeba zwrócić uwagę przed ich zakupem.

Zalety archiwizacji przy pomocy segregatorów

W wielu przedsiębiorstwach najczęściej do archiwizacji wykorzystuje się segregatory. To właśnie one pozwalają na pogrupowanie dokumentacji według stworzonego klucza, co w przyszłości z pewnością pomoże w ich szybkim znalezieniu. Warto również wspomnieć, że przechowywane w ten sposób dokumenty nie ulegną uszkodzeniu. Obecnie na rynku dostępnych jest wiele modeli, co pozwoli na dobór odpowiedniego rozwiązania do potrzeb przedsiębiorstwa. Segregator to bardzo popularna forma archiwizacji dokumentów, ponieważ posiada naprawdę wiele zalet. Z pewnością jest również bardzo prosta w użyciu i nie wymaga stosowania skomplikowanych technik.